GDPR per affitti brevi: guida pratica

Ogni host raccoglie dati personali: nomi, telefoni, spesso copie di passaporti o carte d'identità richieste dalla legge. Per il GDPR sei il titolare del trattamento di quei dati: decidi perché li raccogli e rispondi di come li conservi. Ecco cosa significa in pratica.

Quali dati degli ospiti tratti

• Identità: nome, data di nascita, cittadinanza e in molti paesi un documento d'identità.
• Contatti: email e telefono.
• Dati del soggiorno: date, numero di ospiti, canale di prenotazione.
• Dati di pagamento: di solito li gestisce la piattaforma o il tuo fornitore di pagamenti. Non conservare mai tu i numeri di carta.

La base giuridica di ogni dato

• Obbligo di legge: la registrazione degli ospiti richiesta dalla legge (per esempio Alloggiati Web in Italia, o la prova dell'età per un'esenzione dalla tassa di soggiorno).
• Contratto: i dati che servono per erogare il soggiorno.
• Consenso: comunicazioni di marketing, solo con un'adesione esplicita.

Raccogli quello che la legge e il soggiorno richiedono, niente di più. Se il registro chiede il numero del documento, non ti serve anche la copia della patente "per sicurezza".

Per quanto conservarli

Fissa un periodo di conservazione per ogni tipo di dato, in base alla legge che lo richiede, e alla scadenza cancella o anonimizza. Tenere i documenti degli ospiti per sempre è l'errore GDPR più comune negli affitti brevi.

Custodire i documenti d'identità

• Non nelle email o nelle chat WhatsApp, né in una cartella condivisa sul telefono.
• In un unico posto con accesso controllato, dove solo tu (e chi autorizzi) puoi vederli.
• Con un registro di chi ha consultato cosa.

I diritti degli ospiti

Gli ospiti possono chiedere di vedere i loro dati, correggerli, farli cancellare quando nessun obbligo di legge impone di conservarli e riceverne una copia. Devi avere un modo semplice per esportare e cancellare i dati di un ospite.

Errori comuni

1. Conservare i documenti a tempo indeterminato.

2. Raccogliere i documenti via chat.

3. Nessuna informativa privacy per gli ospiti.

4. Condividere elenchi di ospiti con addetti o partner che non ne hanno bisogno.

5. Non saper rispondere a un ospite che chiede quali dati hai su di lui.

Come ti aiuta EasyRentFlow

• Registrazione online degli ospiti: inseriscono i dati e caricano i documenti tramite un link sicuro, dopo aver accettato l'informativa privacy. Tu verifichi e approvi ogni documento; l'ospite riceve l'esito via email.

• Un database ospiti separato per account, con documenti cifrati e registro degli accessi.
• Date di conservazione e anonimizzazione automatica alla scadenza.
• Esportazioni del registro ospiti (con o senza numeri di documento) ed esportazione completa dell'account secondo l'art. 20 del GDPR, più un accordo sul trattamento dei dati (DPA).

• Nessun dato di carta: i pagamenti passano dal tuo fornitore di pagamenti.

Scopri le funzioni del registro ospiti.

Informazione generale, non consulenza legale. I tempi di conservazione dipendono dalla legge del tuo paese.